מדיניות פרטיות

1. מבוא והישות המשפטית

מדיניות פרטיות זו מתארת כיצד רילאופיס / RealOffice, שותפות רשומה מספר 540351210 (להלן: "החברה", "אנחנו", "שלנו"), אוספת, משתמשת, חושפת ומגנה על מידע כאשר אתם מבקרים באתר https://realoffice.ai ומשתמשים בשירותי התוכנה כשירות (SaaS) שלנו תחת המותג RealOffice / RealOffice AI. כתובתנו: המלך ירבעם 7/31, אשדוד, ישראל.

השירותים עשויים לכלול, בין היתר, אחסון נתוני לקוחות, נתוני שיחות (כולל הקלטות ותמלולים), ניתוח AI, טוקנים לשירותים חיצוניים, ערוצי הודעות כגון WhatsApp, ומידע הקשור לתשלומים המעובד על ידי שותפי תשלום.

2. קטגוריות מידע — נתוני חשבון מול תוכן לקוח / נתוני קצה

אנו מבחינים בין סוגי מידע:

• נתוני חשבון (Account Data): מידע עליכם כלקוח עסקי / משתמש: שם, אימייל, טלפון, פרטי חיוב והתקשרות, והגדרות חשבון.
• תוכן לקוח / נתוני קצה (Customer Content / End-User Data): מידע שאתם או משתמשיכם מעלים או מעבדים בפלטפורמה על לקוחות־קצה, לידים, שיחות, הקלטות, תמלולים, הודעות WhatsApp, נתוני CRM ומידע דומה.
• נתוני שימוש: מידע טכני על אופן השימוש בשירותים (לוגים, מדדי ביצועים, כתובות IP וכדומה).
• מידע פיננסי: פרטי תשלום המעובדים על ידי ספקי תשלום מאובטחים (לרוב איננו שומרים מספרי כרטיס מלאים במערכותינו).
• טוקני שירות: טוקנים לאינטגרציה עם שירותים חיצוניים, לרבות Meta (WhatsApp Business API).

3. מטרות עיבוד ואימון מודלי AI

אנו משתמשים במידע למטרות הבאות:

• לספק, להפעיל ולנהל את שירותי ה־SaaS.
• לשפר ולהתאים אישית את החוויה התפעולית שלכם.
• לתקשר איתכם, לרבות מענה לפניות ותמיכה.
• לעבד עסקאות ולנהל חיוב.
• לאבטח את השירותים, לזהות ולמנוע הונאה או גישה לא מורשית.
• אימון מודלים — ברירת מחדל: איננו משתמשים בתוכן הלקוח שלכם / בנתוני קצה כדי לאמן מודלי AI עבור לקוחות אחרים או מודלי יסוד כלליים. אנו עשויים להשתמש במדדים תפעוליים מצטברים ומזוהים (de-identified) לשיפור השירות בלבד, ללא זיהוי לקוחות־קצה.

4. עוגיות

אנו משתמשים בעוגיות ובטכנולוגיות מעקב דומות:

• עוגיות חיוניות: נדרשות לתפקוד בסיסי של האתר, כולל אימות ואבטחה.
• עוגיות אנליטיקה: עוזרות להבין כיצד מבקרים מתנהגים באתר לצורך שיפור השירותים.
• עוגיות שיווק: משמשות להצגת פרסומות רלוונטיות ומדידת קמפיינים, בכפוף להסכמה כאשר נדרש.

ניתן לנהל העדפות עוגיות דרך באנר ההסכמה או בהגדרות הדפדפן. השבתת עוגיות מסוימות עלולה להשפיע על תפקוד האתר.

5. עיבוד AI וסוכנים בשליטת הלקוח

השירותים משתמשים בבינה מלאכותית, בין היתר, עבור:

• תמלול וניתוח שיחות.
• תקשורת אוטומטית באמצעות סוכני AI.
• ניקוד וסינון לידים.
• סנכרון נתוני CRM.
• זיהוי דפוסים והפקת תובנות.

סוכני AI המופעלים דרך RealOffice — לרבות סוכני AI ש־RealOffice עצמה סיפקה ללקוח ובנתה עבורו — אינם נתונים לשליטתה המלאה של RealOffice, בשל ריבוי הגורמים המשפיעים על פעולתם, ובהם ספקי צד שלישי המספקים את מודלי הבינה המלאכותית ושינויים שביצע הלקוח בעצמו. הסוכנים פועלים תחת השליטה והתצורה של הלקוח, ול־RealOffice אין דרך מעשית לדעת או לפקח בזמן אמת על מה שהסוכנים עושים, אומרים, מחליטים או שולחים. RealOffice אינה נושאת בכל אחריות שהיא, ומסירה מעליה כל אחריות וחבות, בגין פעולות, מחדלים, הודעות, החלטות, תוצאות, פלטים, טעויות, הזיות, תוכן בלתי חוקי, ספאם או נזקים שנגרמו על ידי סוכני AI, לרבות סוכנים שסופקו ללקוח או נבנו עבורו על ידי RealOffice. האחריות לבדיקת התוצאות והפלטים של סוכני ה־AI ולאימותם מוטלת על הלקוח בלבד, ולפי שיקול דעתו הבלעדי; הלקוח אחראי באופן בלעדי גם לפרומפטים, לכלים, לאישורים, לפיקוח אנושי ולאימות פלטים לפני שליחה ללקוחות קצה. עיבוד AI מתבצע בשרתים מאובטחים ובהתאם למדיניות זו ולדין החל. השירותים ופלטי ה־AI מסופקים כפי שהם (AS-IS).

6. צדדים שלישיים

אנו משתלבים עם שירותי צד שלישי, לרבות:

• Meta (WhatsApp Business API): ליכולות הודעות WhatsApp רשמיות.
• מעבדי תשלומים: לעיבוד תשלומים מאובטח.
• תשתית ענן: לאחסון ועיבוד נתונים.
• שירותי אנליטיקה: לאנליטיקת אתר וניטור ביצועים.
• מקורות נתונים שהלקוח מחבר: נתונים עשויים להתקבל בפלטפורמה גם מאינטגרציות או ממקורות צד שלישי שהלקוח בוחר לחבר לחשבונו, בהתאם להסדרים בין הלקוח לבין אותם צדדים שלישיים. RealOffice מעבדת נתונים אלה לצורך מתן השירות בלבד.

לכל ספק מדיניות פרטיות ותנאים משלו. מומלץ לעיין בהם.

7. ניטור שיחות

כאשר נדרש באופן סביר לתמיכה או לבקרת איכות, צוות מורשה עשוי לגשת לשיחות או להקלטות. ההקלטות מאוחסנות עם בקרות גישה מוגבלות. הלקוח אחראי לספק הודעות ולקבל הסכמות כנדרש בדין ממשתתפי השיחה, כמפורט בתנאי השימוש.

8. אין מכירת מידע אישי

איננו מוכרים מידע אישי. איננו משתמשים בו למטרות חיצוניות שאינן קשורות בלא הסכמתכם, למעט כמתואר במדיניות זו או כנדרש בדין.

9. אבטחה

אנו מיישמים אמצעים טכניים וארגוניים שנועדו להגן על מידע אישי, לרבות הצפנה בתעבורה (TLS), בקרות גישה והפרדה לוגית בין לקוחות (tenant separation) ככל שרלוונטי. אנו עשויים להיעזר בספקי ענן ואבטחה מוכרים ולבחון את נוהלינו מעת לעת. אין מערכת חסינה לחלוטין; איננו יכולים להבטיח אבטחה מוחלטת.

10. העברות בינלאומיות

מידעכם עשוי להיות מועבר ומעובד במדינות אחרות, לרבות במקומות שבהם פועלים מעבדי המשנה שלנו (ענן, Meta, ספקי AI, תשלומים וכדומה). העברות לחו״ל נבחנות בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א־2001, ולדין החל. במקרים מתאימים נעשה שימוש באמצעי הגנה חוזיים וארגוניים (לרבות התחייבויות כתובות של מקבל המידע) להבטחת רמת הגנה הולמת.

11. שמירת מידע

נתונים מחשבונות לא פעילים עשויים לעבור לאחסון קר לאחר ארבע (4) שנים רצופות של חוסר פעילות. ניתן לבקש מחיקה בתוך שנה לאחר המעבר לאחסון קר. בהעדר בקשה, הנתונים עשויים להימחק לאחר חמש (5) שנים רצופות של חוסר פעילות, בכפוף לשמירה ארוכה יותר כאשר הדין מחייב. ניתן גם לבקש מחיקה או ייצוא בזמן שהחשבון פעיל, בכפוף למגבלות טכניות ומשפטיות.

12. שיתוף מידע

אנו עשויים לשתף מידע עם:

• ספקי שירות: ספקים ושותפים המסייעים באחסון, אבטחה, אנליטיקה או הפעלת השירותים (ענן, תשלומים, אנליטיקה, פלטפורמות מסרים וכדומה).
• דרישות חוק ובטיחות: רגולטורים, בתי משפט או רשויות אכיפה כאשר נדרש בדין, או כאשר אנו סבורים באופן סביר שהגילוי נחוץ להגנה על זכויות, בטיחות או שלמות השירותים.
• גורמים קשורים לשותפות RealOffice: רק במסגרת השותפות הרשומה RealOffice / רילאופיס (540351210) לצורך ניהול, אבטחה או המשכיות שירות.

13. זכויותיכם לפי חוק הגנת הפרטיות

בכפוף לדין הישראלי (לרבות חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א־1981), ייתכן שתהיו זכאים ל:

• עיון / גישה: לבקש מידע על נתונים המוחזקים עליכם.
• תיקון: לבקש תיקון מידע שאינו מדויק או שלם.
• מחיקה: לבקש מחיקה, בכפוף לחובות שמירה שבדין.
• התנגדות / הגבלת עיבוד: במקרים מסוימים להתנגד לעיבוד או לבקש הגבלתו.
• משיכת הסכמה: כאשר העיבוד מבוסס על הסכמה — למשוך אותה בכל עת.

למימוש זכויות בנוגע לנתוני חשבון שלכם — פנו ל־privacy@realoffice.ai. לגבי תוכן לקוח / נתוני קצה: RealOffice פועלת כמחזיק; יש לפנות תחילה ללקוח העסקי (בעל המאגר). נוכל לסייע בהפניה או בטיפול לפי הוראות הלקוח והדין. ניתן גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

14. הסכמה ומשיכתה

בשימוש בשירותים אתם מאשרים את הנוהגים המתוארים במדיניות זו. כאשר אנו מסתמכים על הסכמה — למשל לעוגיות מסוימות או לתקשורת שיווקית — ניתן למשוך אותה בכל עת באמצעות פנייה אלינו או באמצעי השליטה שאנו מספקים. משיכת הסכמה אינה משפיעה על עיבוד שהיה חוקי לפני המשיכה. עיבוד מסוים הכרחי להפעלת השירותים ולא ניתן לכבותו ללא סגירת החשבון או הגבלת תכונות.

15. קטינים (מתחת לגיל 18)

השירותים מיועדים לעסקים ולמבוגרים ואינם מכוונים לקטינים מתחת לגיל 18. אם אתם סבורים שאספנו מידע מקטין — פנו אלינו וננקוט צעדים סבירים למחיקה, בכפוף לחובות שבדין. הלקוח העסקי אחראי שלא להזין מידע על קטינים בלידים ללא בסיס חוקי מתאים.

16. קבלת החלטות אוטומטית

מערכות ה־AI שלנו עשויות לבצע החלטות אוטומטיות בנוגע לסינון לידים, ניתוב שיחות ותעדוף מענים. כאשר החלטה אוטומטית משמעותית משפיעה עליכם כנושא מידע, ייתכן שתהיו זכאים לבקש ביקורת אנושית. לגבי סוכני AI המופעלים עבור הלקוח — לרבות סוכנים ש־RealOffice סיפקה ללקוח או בנתה עבורו — האחריות לפיקוח אנושי ולבדיקת התוצאות והפלטים ולאימותם מוטלת על הלקוח בלבד, ולפי שיקול דעתו הבלעדי.

17. הודעה על אירוע אבטחה

אם נודע לנו על אירוע אבטחה הפוגע במידע אישי, נחקור, נצמצם נזקים, ונדווח לרשויות ו/או לנושאי מידע כאשר הדין הישראלי מחייב זאת, ללא דיחוי בלתי סביר. היכן שנדרש, נתאר את טיב האירוע, ההשפעה הצפויה והצעדים שננקטים.

18. עדכונים למדיניות

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינויים מהותיים יפורסמו בדף זה עם תאריך תוקף מעודכן, ובמקרים מתאימים יועברו גם בדוא״ל או בהודעה במוצר. המשך שימוש לאחר תאריך התוקף עשוי להוות הסכמה, אלא אם הדין מחייב צעדים נוספים.

19. יצירת קשר

לשאלות על מדיניות זו או למימוש זכויות:

• פרטיות: privacy@realoffice.ai
• מכירות / כללי: sales@realoffice.ai
• כתובת: המלך ירבעם 7/31, אשדוד, ישראל

20. דין חל

מדיניות פרטיות זו כפופה לדיני מדינת ישראל, ללא כללי ברירת דין שיחייבו החלת דין של מדינה אחרת. בכפוף לזכויות מחייבות שעשויות לחול במקום אחר, סכסוכים יהיו בסמכות הבלעדית של בתי המשפט בישראל.

21. תפקידים: בעל מאגר ומחזיק

לגבי תוכן לקוח / נתוני קצה (לידים, שיחות, הקלטות, WhatsApp וכדומה): הלקוח העסקי הוא בעל המאגר (Controller), ו־RealOffice היא מחזיק (Processor) המעבד מידע לפי הוראות הלקוח לצורך מתן הפלטפורמה.

לגבי נתוני חשבון של הלקוח העסקי ומשתמשי המערכת שלו (למטרות ניהול חשבון, חיוב, אבטחה ותמיכה): RealOffice עשויה לפעול כבעל מאגר. לשאלות על תפקידים אלה או לבקשות עיבוד — privacy@realoffice.ai.