יש מזכירה וירטואלית שעונה כשאני בפגישה?

רואת החשבון בפגישה. ההודעה לא הולכת לאיבוד.

מה המזכירה הווירטואלית עושה

• עונה על השאלות השגרתיותשעות פעילות, כתובת, מחירים, אילו מסמכים להביא. מתוך ההוראות והמסמכים שנתתם לה.
• רושמת הודעותמי פנה, מה רצה ומתי נוח לחזור אליו, כהערה בכרטיס הלקוח.
• פותחת משימותמשימה עם תאריך יעד ב-CRM המובנה, ב-HubSpot או ב-Google Tasks.
• מעדכנת את הצוותהודעה בוואטסאפ או במייל לאיש הצוות שצריך לטפל, עם תקציר הפנייה.
• קובעת פגישותכשמחובר יומן Google, היא בודקת זמינות וקובעת. קביעת פגישות
• מעבירה כשצריךפנייה דחופה או רגישה עוברת לנציג אנושי באותו צ׳אט.

והמנהל שואל בסוף היום

אותו סוכן, או סוכן נפרד שזמין רק לאנשי הצוות, עונה למנהל מתוך יומן השיחות, התמלולים והפעילות של הסוכנים.

מה המנהל יכול לשאול

• מי התקשררשימת השיחות הנכנסות בקווים של העסק, לפי תאריכים.
• מה נאמר בשיחהחיפוש בתמלולי השיחות לפי מספר טלפון, תאריך או נושא. תמלול שיחות
• מה הסוכנים עשוסקירה של השיחות שהסוכנים טיפלו בהן בימים האחרונים, לפי סוכן.
• סיכום במיילהסוכן שולח את הסיכום גם במייל, מסודר וקריא.

מקימים מזכירה וירטואלית

1. 1כותבים מה המשרד עונה

   שעות, שירותים, מחירים, ומה תמיד עובר לבן אדם.

2. 2מגדירים מי מקבל מה

   אנשי הצוות, הטלפונים והמיילים שלהם, ומי אחראי על איזה נושא.

3. 3מחברים מערכות

   CRM מובנה או HubSpot, יומן Google וקווי הטלפון של העסק. אינטגרציות

4. 4בודקים ועולים לאוויר

   מריצים שיחות לדוגמה ומפעילים. בדיקות איכות

שאלות על מזכירה וירטואלית